As indústrias de reuniões e eventos não são estranhas à crise, ter um forte plano de gerenciamento de risco de eventos em vigor, é fundamental para o sucesso.

Desastres naturais, distúrbios políticos, problemas de saúde ou um ato inimaginável podem acontecer a qualquer momento, em qualquer lugar do mundo. 

Os planejadores devem estar preparados para girar e agir rapidamente e saber como emitir 2º via online.

 Você provavelmente já lidou com interrupções de eventos pontuais durante anos e, com sorte, tem um plano de gerenciamento de crises em vigor para lidar com essas situações. 

Mas quando ocorre uma ruptura generalizada e massiva, as apostas são ainda maiores.

Você precisa colocar as mãos imediatamente em torno de seu programa total de eventos para tomar decisões críticas sobre os eventos que você hospeda, os eventos que você participa e seus eventos internos.

Assim como se você precisa considerar o cancelamento de eventos, adiamento ou uma mudança para eventos virtuais.

Entenda que existem três diferentes estágios de gerenciamento de crise de eventos:

​​O que você precisa fazer para resolver a situação atual e o possível cancelamento do evento? De quais dados e sistemas você precisa para agir imediatamente?

Que lições você aprendeu na crise e como você se move em direção à recuperação? Quais são as áreas que você adaptou que podem se tornar uma parte contínua do seu programa de eventos no futuro?

Depois de entender as lições aprendidas, como você pode incorporar esses aprendizados para acelerar seu programa para um sucesso ainda maior no futuro? Qual é a aparência de seu programa para gerar leads no futuro?

Gestão de riscos e seus programas de eventos

Diante de uma interrupção em grande escala, as organizações podem passar dias, ou mais, reunindo as informações de que precisam para determinar o melhor curso de ação. 

Conforme as informações e as circunstâncias mudam, os planejadores devem permanecer ágeis e obter o máximo de inteligência possível sobre o potencial impacto humano e financeiro da crise. 

Em qualquer situação de gerenciamento de crise, a coleta de informações é fundamental. 

Os planejadores de reuniões e eventos devem monitorar as notícias constantemente, entender as novas diretrizes e regulamentos e muito mais. 

Para ter uma ideia melhor da melhor forma de avançar para sua organização e evento (s), avalie seus riscos, parcerias e reembolsos antecipados e implicações financeiras antes de tomar uma decisão.

Lembre-se de que saúde e segurança são sempre a prioridade número um.

Compreendendo a crise

Identifique os eventos e participantes imediatos que são impactados e tome uma decisão informada. 

Uma vez que os eventos impactados são identificados, você deve “triar” (atribuir graus de urgência) seus eventos.

Como fazer a triagem de seus eventos

As crises acontecem rapidamente e sem aviso prévio. Essas etapas geralmente acontecem simultaneamente.

Entenda o que está acontecendo externa e internamente. Siga os regulamentos governamentais, diretrizes internas e monitore a situação constantemente.

Coloque sua equipe no lugar. Isso não significa apenas a equipe de planejamento, mas uma equipe interna de sprint que ajudará a tomar decisões.

Puxe uma lista de sua plataforma de gerenciamento de eventos de todas as reuniões e eventos futuros e divida cada evento no sistema por tipo de evento, mês, tamanho, gasto e região

Crie um documento de avaliação de risco para classificar eventos em uma variedade de condições, como impacto do participante, impacto nos negócios e impacto interno.